Dit is een lokaal ontwerp van 14 oktober 2026 en niet de definitieve tekst. Vóór publicatie moet de exploitant de volledige wettelijke naam, de rechtsvorm, het wettelijke adres, INN en OGRN of OGRNIP invullen en de plaats van verwerking en de stand van de melding bij Roskomnadzor bevestigen.
Beleid voor de verwerking van persoonsgegevens
Datum van het ontwerp: 14 oktober 2026.
Terug naar het aanvraagformulier
Algemene bepalingen
Dit beleid legt uit hoe persoonsgegevens op deze website worden verwerkt. Het is opgesteld voor het vertaalbureau WESTERN in Sint-Petersburg naar Russisch recht, vooral Federale wet nr. 152-FZ van 27 juli 2006 inzake persoonsgegevens, met de wijzigingen die op 26 juli 2026 waren gepubliceerd, en Federale wet nr. 149-FZ van 27 juli 2006 inzake informatie, informatietechnologie en de bescherming van informatie.
De Russische tekst is de bronversie. De andere taalversies geven dezelfde inhoud weer. Als de versies uiteenlopen, geldt voor verhoudingen in de Russische Federatie de Russische tekst.
Het beleid vervangt geen toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens en is geen vertaalovereenkomst. Waar toestemming nodig is, wordt zij apart van andere gegevens en documenten gegeven.
Gegevens over de exploitant van persoonsgegevens
De exploitant is het vertaalbureau WESTERN, dat aanvragen ontvangt in Sint-Petersburg. De website vermeldt de kantooradressen ул. Уточкина, дом 1, корпус 1 en пр. Просвещения, дом 34. Telefoon: 911 18 79. Dit zijn gepubliceerde kantooradressen; een afzonderlijk bevestigd wettelijk adres staat niet in deze versie.
De volledige wettelijke naam, de rechtsvorm, het wettelijke adres, INN en OGRN of OGRNIP staan niet in de websitematerialen. Zolang die gegevens ontbreken, kan dit document niet als het definitieve beleid van de exploitant gelden.
De website is voorbereid voor de adressen razmestimka.com en western.spb.ru. Openbare DNS-gegevens bevestigen op zichzelf niet het land of het datacenter waar geüploade bestanden worden verwerkt.
Vragen over persoonsgegevens kunnen via het genoemde telefoonnummer of via het envelopsymbool in het contactgedeelte worden gesteld. Een apart adres alleen voor die vragen is nog niet aangewezen.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt
Het formulier voor een vertaalaanvraag ontvangt de volgende gegevens:
- naam;
- e-mailadres;
- telefoonnummer, als dat is ingevuld;
- brontaal en doeltaal, als die zijn gekozen;
- tekst van het bericht;
- maximaal vijf bestanden in PDF, DOC, DOCX, JPG of PNG.
Ter bescherming van het formulier gebruikt de server het IP-adres alleen om een cryptografische hash te berekenen en de frequentie van verzendingen te beperken. Dat adres wordt niet in de e-mail geplaatst. Ook worden het adres van de site vanwaar het formulier is verzonden, een verborgen veld tegen automatische verzendingen en het tijdstip van openen gecontroleerd.
De browser bewaart twee localStorage-waarden: western-v7-lang voor de code van de geopende taalpagina en western-v7-direction-view voor de weergave van de lijst met vakgebieden. Deze versie plaatst geen eigen cookies en koppelt geen reclame- of analysetellers.
Een geüpload document kan paspoortgegevens, gegevens over gezondheid, gezins- of beroepsleven en gegevens van andere personen bevatten. Gezondheidsgegevens en de overige gegevens uit artikel 10 van wet nr. 152-FZ behoren tot een bijzondere categorie.
Doeleinden van de verwerking
De gegevens uit het formulier worden verwerkt om:
- een vertaalaanvraag te ontvangen en te beoordelen;
- te antwoorden via het opgegeven e-mailadres of telefonisch;
- de talen en de omvang van het werk te begrijpen;
- de bijgevoegde documenten binnen deze aanvraag te lezen;
- automatische en te frequente verzendingen te beperken.
Deze gegevens worden niet voor reclame gebruikt. Het formulier vraagt geen afzonderlijke toestemming voor marketing.
Rechtsgronden voor de verwerking
Voor naam, e-mail, telefoon, talen en aanvraagtekst zijn de gronden de toestemming van de persoon en de beoordeling van een bericht dat de persoon uit eigen beweging stuurt en dat aan een vertaalovereenkomst kan voorafgaan. Dat komt overeen met de punten 1 en 5 van deel 1 van artikel 6 van wet nr. 152-FZ.
Toestemming op de website wordt gegeven met een afzonderlijk vak in het formulier. Zij moet vrij, concreet, bepaald, geïnformeerd, bewust en eenduidig zijn. Sinds 24 juni 2025 eist artikel 9 van wet nr. 152-FZ ook dat toestemming apart wordt vastgelegd van andere gegevens en documenten die de persoon bevestigt. Het vak in het formulier betreft alleen de verwerking van persoonsgegevens.
Bijzondere categorieën, waaronder gezondheidsgegevens, en biometrische persoonsgegevens mogen niet alleen op basis van dat vak worden verwerkt. Voor bijzondere categorieën eist artikel 10 doorgaans schriftelijke toestemming met de gegevens uit deel 4 van artikel 9. Die schriftelijke vorm wordt op de website niet gemaakt.
Een document met bijzondere categorieën, biometrische gegevens of gegevens van een andere persoon hoort niet te worden bijgevoegd zolang er geen afzonderlijke wettelijke grond is. Het verzenden van een bestand vervangt de schriftelijke toestemming niet.
Werkwijze en voorwaarden van de verwerking
De verwerking kan het verzamelen, vastleggen, ordenen, verzamelen in een bestand, opslaan, bijwerken, opvragen, gebruiken, doorgeven aan de dienstpostbussen, blokkeren en wissen omvatten.
De gegevens worden niet verkocht en niet openbaar op de website geplaatst. Ermee werken medewerkers van het bureau die ze voor de aanvraag nodig hebben, en de technische diensten waarlangs het bericht of het tijdelijke bestand gaat.
Het vastleggen, systematiseren, verzamelen, opslaan, bijwerken en opvragen van persoonsgegevens van burgers van de Russische Federatie met databanken buiten de Russische Federatie is niet toegestaan, behalve in de gevallen van artikel 18 lid 5 van wet nr. 152-FZ. Toestemming en een overeenkomst vallen niet onder die uitzonderingen. Een tijdelijk uploadbestand en de kopie in de bijlage van het bericht vallen onder deze vraag als de server van de website of de mailserver buiten Rusland staat. De plaats van die servers is voor deze versie niet bevestigd, daarom noemt het beleid die plaats niet als vaststaand feit.
Verwerking van vertaalaanvragen
Het formulier geeft de gegevens door aan de serververwerking van de website. Een aanvraag wordt aanvaard als naam en een geldig e-mailadres zijn ingevuld, toestemming is aangevinkt en een tekst of bestand is toegevoegd.
Bron- en doeltaal hoeven niet te worden ingevuld. Als ze worden gekozen, ontvangt de server een technische taalcode en bevat de e-mail de Russische taalnaam uit de prijslijst.
Het bericht gaat naar twee dienstpostbussen: info@western.spb.ru en westernbyuro@yandex.ru. De technische afzender is info@western.spb.ru. Het adres dat de bezoeker in het formulier invult, staat alleen in het antwoordveld en wordt niet als SMTP-afzender gebruikt. Die adressen staan in de serverconfiguratie. Als het bericht niet wordt verzonden, meldt de website geen succes. De lokale installatie verzendt geen e-mail tot de exploitant de verzending afzonderlijk toestaat.
Verwerking van geüploade documenten
Er mogen niet meer dan vijf bestanden worden bijgevoegd. Eén bestand mag niet groter zijn dan 8 MB en alle bestanden samen niet groter dan 12 MB. PDF, DOC, DOCX, JPG en PNG worden aanvaard. De server controleert de extensie en kenmerken van het bestandstype.
Het bestand is nodig zodat het bureau de tekst of de afbeelding kan zien en op de aanvraag kan antwoorden. De inhoud van het document is voor dat werk bedoeld en niet voor publicatie op de website.
Na de controle staat het bestand tijdelijk in de systeemmap voor tijdelijke bestanden van de server en wordt het aan de e-mail gehecht. Na de verzendpoging wordt het tijdelijke bestand van de server verwijderd. Hetzelfde gebeurt als de aanvraag vóór verzending wordt geweigerd.
Het verwijderen van het tijdelijke bestand verwijdert de bijlage niet uit de postbussen van de ontvangers. Bericht en bijlage blijven daar tot het bureau ze bij de behandeling van de aanvraag verwijdert. Deze versie van de website stelt geen automatische termijn voor het wissen van e-mail in.
Bij een lokale test kan de server een technische notitie van de aanvraag zonder de bestandsinhoud bewaren. Die modus publiceert geen documenten en vervangt de e-mailverzending op de werkende website niet.
Doorgifte aan dienstverleners
De exploitant heeft bevestigd dat de postbus info@western.spb.ru door REG.RU wordt verzorgd en dat de verzending is voorbereid via de server mail.hosting.reg.ru, poort 465, met impliciete TLS en certificaatcontrole. De tweede postbus westernbyuro@yandex.ru staat bij Yandex Mail. Beide postbussen ontvangen de aanvraagtekst en de bijlagen. De servernaam bevestigt niet het land of het datacentrum van de verwerking.
In de websitematerialen staat geen opdracht tot verwerking met REG.RU of Yandex en geen bevestiging of zij de gegevens in opdracht van de exploitant verwerken of als zelfstandige exploitanten van de postdienst. Dat moet vóór publicatie worden vastgesteld.
De openbare delegatie van western.spb.ru wijst naar de naamservers hosting.reg.ru. Het domein razmestimka.com is aan andere naamservers gedelegeerd. Die vermeldingen bevestigen op zichzelf niet het land waar geüploade documenten worden verwerkt.
Andere dienstverleners voor de verwerking van persoonsgegevens worden in deze versie niet genoemd, omdat hun samenstelling niet is bevestigd.
Bewaren en wissen van persoonsgegevens
Tijdelijke uploadbestanden worden na de verzendpoging of bij weigering van de aanvraag verwijderd. Kopieën in e-mailbijlagen worden daardoor niet gewist.
De hash voor de frequentiebeperking en de tijdstempels van pogingen staan in de tijdelijke map van de server. In de uitgevoerde telling worden pogingen binnen één uur meegeteld. Het IP-adres zelf wordt niet in die notitie geschreven.
E-mails worden bewaard zolang ze nodig zijn voor het antwoord en voor de administratie van de aanvraag. Een exacte bewaartermijn heeft de exploitant nog niet vastgesteld. Het beleid noemt daarom geen aantal dagen en belooft geen automatisch wissen van e-mail.
Wanneer het doel is bereikt, de toestemming is ingetrokken en er geen andere wettelijke grond overblijft, of de gegevens niet nodig, onjuist of onrechtmatig verkregen zijn, blokkeert of wist het bureau ze volgens wet nr. 152-FZ. Wissen uit de postbus doet het bureau, niet een knop op de website.
Bescherming van persoonsgegevens
In deze versie van de website worden al het adres van de pagina gecontroleerd, de frequentie van aanvragen beperkt, een verborgen veld tegen automatisch verzenden gebruikt, de pauze vóór verzending gecontroleerd, type en grootte van bestanden beperkt, technische fouten voor de bezoeker verborgen en de postconfiguratie buiten de openbare websitemap bewaard.
Deze maatregelen zijn geen conclusie over de beveiliging en sluiten toegang van de postdienst tot de inhoud van het bericht niet uit. Een schadebeoordeling, een dreigingsmodel en het beschermingsniveau volgens artikel 19 van wet nr. 152-FZ staan niet in de websitematerialen en moeten apart door de exploitant worden vastgesteld.
Medewerkers mogen documenten niet verder doorgeven dan de aanvraag vereist. Een aanwijzing van de persoon die verantwoordelijk is voor de organisatie van de verwerking is in deze versie niet gepubliceerd. Voor een rechtspersoon eist artikel 18.1 van wet nr. 152-FZ dat zo’n persoon wordt aangewezen.
Rechten van betrokkenen
Een persoon kan bevestiging van de verwerking, de rechtsgronden, de doeleinden, de betreffende gegevens, de termijnen, informatie over doorgifte en over de maatregelen van de exploitant krijgen en kan verbetering, blokkering of vernietiging eisen als de gegevens onvolledig, verouderd, onjuist, onrechtmatig verkregen of niet nodig voor het genoemde doel zijn.
Volgens artikel 14 van wet nr. 152-FZ verstrekt de exploitant de informatie binnen tien werkdagen. De termijn kan met ten hoogste vijf werkdagen worden verlengd als de persoon een gemotiveerd bericht ontvangt. Dezelfde informatie kan niet eerder dan na dertig dagen opnieuw worden gevraagd, behalve als het eerste antwoord onvolledig was.
Toestemming kan worden ingetrokken. Blijft een andere grond uit de punten 2–11 van deel 1 van artikel 6 van wet nr. 152-FZ bestaan, dan kan de verwerking binnen die grond doorgaan. Intrekking wist een al verzonden e-mail niet vanzelf: het bureau beoordeelt het verzoek en wist de gegevens als de wet bewaring niet eist.
Hoe een vraag over persoonsgegevens wordt gesteld
Een verzoek kan telefonisch via 911 18 79, via het envelopsymbool in het contactgedeelte of schriftelijk op een van de gepubliceerde kantooradressen worden gedaan: ул. Уточкина, дом 1, корпус 1 of пр. Просвещения, дом 34.
Nutig zijn naam, e-mail, datum van de aanvraag en het verzoek: inzage, verbetering, blokkering, wissing of intrekking van toestemming. Voor een formeel verzoek eist artikel 14 van wet nr. 152-FZ het nummer van het hoofdidentiteitsdocument, de datum van afgifte, de afgevende instantie en gegevens die de relatie met de exploitant bevestigen.
Naam en contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de organisatie van de verwerking staan niet in deze versie. Als de exploitant een rechtspersoon is, moeten die gegevens vóór publicatie worden toegevoegd.
Grensoverschrijdende doorgifte van persoonsgegevens
Het bureau verklaart niet dat persoonsgegevens opzettelijk naar een andere staat worden doorgegeven. Yandex Mail en de dienst van REG.RU zijn in de beschikbare materialen niet als buitenlandse ontvangers beschreven, maar de overeenkomst en de plaats van verwerking op hun servers zijn niet bevestigd.
Als vastlegging of opslag feitelijk buiten de Russische Federatie plaatsvindt, is dat een grensoverschrijdende doorgifte. Vóór het begin eist artikel 12 van wet nr. 152-FZ een afzonderlijke melding aan de bevoegde instantie. Zo’n melding staat niet in de websitematerialen.
Taalversies van de website en de mogelijkheid dat een klant in het buitenland is, vormen op zichzelf geen grensoverschrijdende doorgifte en betekenen niet dat een buitenlandse wet op gegevensbescherming van toepassing is.
Verordening (EU) 2016/679 wordt hier niet toepasselijk verklaard. Of het aanbod van diensten op mensen in de Europese Economische Ruimte is gericht, moet de exploitant apart beoordelen. Het beleid stelt noch de toepasselijkheid noch de niet-toepasselijkheid van die verordening vast.
Wijziging van dit beleid
De exploitant wijzigt het beleid als de verwerking, de ontvangers of de wet veranderen. De nieuwe versie wordt op deze pagina in alle talen van de website gepubliceerd.
De datum aan het begin hoort bij het ontwerp. Nadat de wettelijke gegevens zijn ingevuld en gecontroleerd, vervangt de exploitant die datum door de datum van de definitieve versie.